Anfragen & Angebote

Von der Anfrage bis zum Check-out.

So läuft jeder Auftrag durch kwateraOS: Anfrage, Angebot in Sekunden, Annahme mit Rechnung und Buchungsbestätigung, Buchung mit Meldepflicht und Check-in-Unterlagen, am Ende verlängern oder abreisen. Alles in einem Vorgang, nachvollziehbar vom ersten Kontakt bis zur Abreise.

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Schritt 1 · Anfrage

Alle Anfragen an einem Ort.

Der Kunde meldet sich, wie es ihm passt: per Telefon, WhatsApp, SMS, E-Mail, über ein Portal, Airbnb oder Booking.com. Bei Ihnen landet alles im selben Postfach, und Sie antworten aus einem Tool. Mia legt die Anfrage mit Zeitraum, Bettenzahl und Stadt an und erkennt Duplikate.

Antworten im Kanal des KundenSie schreiben in kwateraOS, der Kunde liest dort, wo er gefragt hat, und auf Wunsch in seiner Sprache.

Anfragen / ANF-2026-01391

ANF-2026-01391 In Bearbeitung

Erstellt am 02.10.2026, 15:47 · aus Anruf erfasst

Absagen Firmendaten anfordern

Anfrage-Details

Check-inMo., 19. Oktober 2026

Check-outMo., 26. Oktober 2026

Kapazität2 Betten

Nächte7 Nächte

Bevorzugte StadtDreieich

NotizenZwei Einzelbetten in Dreieich für zwei Elektriker, Küche und ein Parkplatz für den Transporter. Verlängerung um eine Woche möglich.

Angebot erstellenObjekte auswählen

Wo hat der Kunde uns gefunden?

Eigene WebsiteMonteurzimmer.demein-Monteurzimmer.deEmpfehlungKunde weiß es nicht

Ohne Quelle lässt sich kein Angebot erstellen.

Herkunft

Wie hereingekommen

TelefonWhatsAppSMSE-MailPortal-ChatAirbnbBooking.com

Wo gefunden

Monteurzimmer.deEmpfehlung

Muster Personal GmbH#40017

Musterweg 12, 60311 Frankfurt am Main Mit KI vervollständigen

Anrufe 1

Herr Becker Kunde
Lisa Krämer · 02.10.2026, 15:44 · 2 Min. 41 s

Schritt 2 · Angebot

Das Angebot steht in Sekunden.

Objekt wählen, Preis prüfen, senden. kwateraOS erzeugt das PDF mit Fotos, Standort-Karten und Ihren AGB und verschickt es per E-Mail oder WhatsApp in der Sprache des Kunden. Bis zur Antwort ist die Wohnung vorgemerkt.

Automatisch nachfassenBleibt ein Angebot liegen, erinnert kwateraOS den Kunden mit einem Ein-Klick-Link zur Annahme.

ANG-2026-01284.pdf1 / 4

Stay & Sleep GmbH • Musterallee 5 • 10115 Berlin

Muster Personal GmbHz.Hd. Herr Becker
Musterweg 12
60311 Frankfurt am Main
Deutschland

Kunden-Nr.40017Angebots-Nr.ANG-2026-01284Ihre AnfrageANF-2026-01391 vom 02.10.2026Datum02.10.2026

Stay&SleepANSCHRIFTStay & Sleep GmbHMusterallee 510115 BerlinKONTAKTTel: +49 30 000 000 00info@stay-sleep.exampleUST.-IDDE000000000BANKVERBINDUNGMusterbankIBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00

ANGEBOT

Objekt:63303 DreieichZeitraum:19.10.2026 bis 26.10.2026 (7 Nächte)Zeiten:Check-in ab 17:00 Uhr · Check-out bis 10:00 Uhr

Weiter unten: Alle Fotos und Standort-Karten zur Unterkunft

Pos	Beschreibung	Betrag
1	BUCHUNGSANFRAGEMONTEURWOHNUNG 63303 DreieichPREMIUM UNTERKUNFT7 NÄCHTE x 25,00 € x 2 Betteninkl. Endreinigung: 120,00 €	470,00 €

Zwischensumme Netto470,00 €

MwSt. (7%)32,90 €

Gesamtbetrag brutto502,90 €

Bitte um Bezahlung bis 09.10.2026.Mit freundlichen GrüßenStay & Sleep

FIRMAStay & Sleep GmbH
Musterallee 5
10115 Berlin

REGISTERGERICHTAmtsgericht Musterstadt
HRB 000000
Geschäftsführer: Marc Albers

STEUERNUMMER00/000/00000
USt-IdNr.: DE000000000

Objektfotos

Foto 1

Foto 2

Foto 3

Foto 4

Foto 5

Foto 6

FIRMAStay & Sleep GmbH
Musterallee 5
10115 Berlin

REGISTERGERICHTAmtsgericht Musterstadt
HRB 000000
Geschäftsführer: Marc Albers

STEUERNUMMER00/000/00000
USt-IdNr.: DE000000000

Angebot versendetan dispo@muster-personal.example, auf Deutsch · 16:05

Vom Kunden geöffnet16:12 · Nachfassen am 05.10. geplant

Schritt 3 · Annahme

Der Kunde sagt zu. Die Buchung steht fest.

Nimmt der Kunde an, per Klick im Angebot, per E-Mail, WhatsApp oder am Telefon, wird die Wohnung fest eingeplant. Rechnung und Buchungsbestätigung gehen sofort raus. Bezahlt wird per Überweisung, GiroCode oder PayPal-Link.

Der ganze Verlauf, transparentWer wann wie zugesagt hat, steht am Vorgang, auch eine Zusage am Telefon mit Transkript. Von der Anfrage bis zur Zahlung ist jeder Schritt sichtbar.

RE-2026-0148.pdf1 / 1

Stay & Sleep GmbH • Musterallee 5 • 10115 Berlin

Muster Personal GmbHz.Hd. Herr Becker
Musterweg 12
60311 Frankfurt am Main
Deutschland

Kunden-Nr.40017Rechnungs-Nr.RE-2026-0148Angebots-Nr.ANG-2026-01284Datum02.10.2026Leistung19.10. bis 26.10.2026

Stay&SleepANSCHRIFTStay & Sleep GmbHMusterallee 510115 BerlinKONTAKTTel: +49 30 000 000 00info@stay-sleep.exampleUST.-IDDE000000000BANKVERBINDUNGMusterbankIBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00

RECHNUNG

Pos	Beschreibung	Betrag
1	Unterkunft 1. OG R, Lindenallee 14, 63303 Dreieich19.10.2026 bis 26.10.2026 · 7 Nächte × 2 Betten × 25,00 €	350,00 €
2	Endreinigungeinmalig	120,00 €

Zwischensumme Netto470,00 €

MwSt. (7%)32,90 €

Gesamtbetrag brutto502,90 €

Bitte zahlen Sie bis 09.10.2026. Verwendungszweck: RE-2026-0148

Bezahlen in 10 SekundenGiroCode mit der Banking-App scannen: Betrag, IBAN und Verwendungszweck sind ausgefüllt.PayPal · pay.stay-sleep.example/RE-2026-0148

Mit freundlichen Grüßen · Stay & SleepEs gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)

FIRMAStay & Sleep GmbH
Musterallee 5
10115 Berlin

REGISTERGERICHTAmtsgericht Musterstadt
HRB 000000
Geschäftsführer: Marc Albers

STEUERNUMMER00/000/00000
USt-IdNr.: DE000000000

Vom Ja zur Buchung

ANG-2026-01284 · Muster Personal GmbH

Angebot angenommenZusage von Herrn Becker am Telefon, 02.10., 17:41 Uhrmit Zeitpunkt und Transkript am Vorgang gespeichert

Buchung fest eingeplantBU-2026-01502 · Dreieich, 19. bis 26.10.Wohnung im Kalender belegt

Rechnung und Buchungsbestätigung versendetRE-2026-0148 · 502,90 € · per E-Mail und WhatsAppmit QR-Code und PayPal-Link

Zahlung eingegangen05.10., 09:14 Uhr · automatisch abgeglichenCheck-in-Links gehen an beide Gäste

Schritt 4 · Buchung

In der Buchung liegt alles. Jetzt läuft der Betrieb.

Die Buchung entsteht automatisch, mit Kunde, Wohnung, Zeitraum, Gästen und Rechnung. Von hier aus erfüllen Sie die Meldepflicht, schicken die Check-in-Unterlagen in jeder Sprache und schreiben bei Bedarf alle Gäste auf einmal an. Reinigung, Schäden und Verlängerung hängen direkt an der Buchung.

Self-Check-in für MonteureJeder Gast checkt selbst ein, mit Ausweis, AGB und Unterschrift. Danach gehen die Zugangsdaten automatisch raus.

Buchungen / BU-2026-01502

BU-2026-01502 BestätigtBezahlt

Erstellt am 02.10.2026 · aus ANG-2026-01284 · RE-2026-0148

Check-in sendenAktionen

Buchungs-Details

1. OG R, Lindenallee 14
63303 Dreieich · Muster Personal GmbH

Mo. 19.10.2026 – Mo. 26.10.2026 · 7 Nächte · 2 Betten · 17:00 → 10:00 Uhr

Gäste1 von 2 eingecheckt

Gast	Meldedaten	Fahrzeug	Status
Piotr NowakPL · +48 ••• 412	Ausweis Unterschrift	OF-KR 412	Eingecheckt19.10., 17:42
Andrei PopaRO · +40 ••• 187	noch offen	–	Link geöffnet19.10., 16:05

Check-inGültig

checkin…/k7Q••••

PDF

Check-in-Anleitung1. OG R, Lindenallee 14 · 6 Seiten

DEENPLROUKCS+11

Check-in-PDF sendenLink kopieren

Betrieb

Meldepflicht1 von 2 Gästen erfasst

Check-in-Unterlagenauf Polnisch und Rumänisch gesendet

Endreinigunggeplant 26.10., 11:00

Schaden meldenmit Foto, an der Buchung

Alle Gäste anschreiben

Schritt 5 · Verlängern oder abreisen

Verlängern oder abreisen.

Vor der Abreise fragt kwateraOS den Kunden automatisch, ob er verlängern möchte. Ein Klick genügt, der neue Abschnitt wird separat abgerechnet. Reist er ab, ist die Endreinigung geplant, und die Wohnung ist im Kalender wieder frei.

Reinigung und SchadensmeldungDie Putzkraft bekommt die Checkliste aus dem System, hakt sie ab und meldet Schäden direkt mit Foto. Jeder Defekt wird erfasst und kann abgerechnet werden, ohne Zettelwirtschaft.

Kalender

Belegung und freie Objekte auf einen Blick · Zuständig Lisa

AlleAngeboteBuchungen

Objekt

Mo19

Di20

Mi21

Do22

Fr23

Sa24

So25

Mo26

Di27

Mi28

Do29

Fr30

Sa31

So1

1. OG R, Lindenallee 14Dreieich · 91 %

BU-2026-01502 · Muster Personal GmbH

Verlängerung bis 09.11. · per Klick zugesagt

5. OG, Kastanienweg 4Heusenstamm · 64 %

BU-2026-00401 · TechnoServ Personal

6 Nächte frei

VerlängerungZugesagt

Erinnerung24.10., 09:30 · E-Mail an Herrn Becker

Antwort„Verlängern“ geklickt · 24.10., 11:02

Neue AbreiseMo. 09.11.2026 · +14 Nächte

AbrechnungRE-2026-0171 · Abschnitt 2

Mit einem Klick verlängern

Checkliste Endreinigung1 Schaden

Bettwäsche gewechselt3 Betten

Bad und WC gereinigt

Küche, Kühlschrank geleert

Müll entsorgt

Schaden: Tischplatte zerkratzt2 Fotos

Kastanienweg 4 · Ana Kovač · 26.10., 11:00

Weitere Funktionen

Alle Funktionen im Überblick

Angebote erstellenKunde, Wohnung, Preise: das Angebot in wenigen Klicks.Postfach & KanäleEin Postfach für WhatsApp, E-Mail, SMS und Portale.Anrufe & TranskripteJeder Anruf mit Zusammenfassung, Mia nimmt ab.Kunden & KontakteAnsprechpartner, Vorgänge und Belege am Kunden.KundenportalKunden laden Rechnungen, verlängern und stornieren selbst.Funnel-AuswertungQuellen, Absagegründe, Reaktions- und Liegezeiten.Inserate & PortaleWas jedes Portal bringt und was eine Anfrage kostet.Inserieren auf kwatera24.comEin weiteres Portal mit eigener Nachfrage.Kalender & BuchungenBelegungsplan, Buchungsdetail und Verlängerung.Kalender-Sync (iCal)Airbnb und Booking.com gleichen sich selbst ab.Verlängerung automatisiertKunde klickt, Buchung ist verlängert.Gästeliste & Gast-DetailWer wohnt wo, mit Fahrzeug und Meldedaten.Online-Check-in & MeldescheinGäste checken selbst ein, Unterlagen in jeder Sprache.Check-in-AnleitungPDF je Wohnung, in der Sprache jedes Gasts.ObjekteStammdaten, Belegung, Ergebnis, Verträge und Technik.ZugangsdatenWLAN, Codes und Türschlösser mit Protokoll.ReinigungPutzpläne, Freigabe, WhatsApp an die Putzkraft.Schäden & AbrechnungMit Foto erfassen, prüfen und nach Katalog abrechnen.AGB & GebührenkatalogBeim Angebot und im Check-in akzeptieren lassen.Workflow-AutomatikWas automatisch rausgeht, mit Schalter je Automatik.Buchhaltung & BankingBank gegen Beleg, Postscan, Rechnungen nach GoBD.Dashboard & KennzahlenAuslastung, Umsatz je Monat und Ergebnis je Objekt.Team & ZeiterfassungStempeln am PC, am Handy oder per WhatsApp.Aufgaben & BoardsEine Liste für Weekly, Aufgaben und Asana.IntegrationenAirbnb, Booking.com, 1Password, Asana und mehr.Mia & MCPIhre persönliche KI Assistenz mit Zugriff auf alle Daten.

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ANGEBOT

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RECHNUNG

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